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Dirección Secretaría Municipal

  • Directora: María Raquel de la Maza
  • Correo Electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
  • Teléfono: +562 2654 3230
  • Dirección: Pedro de Valdivia 963
  • Horario Atención: Lunes a Jueves de 8:30 a 14:00 y 15:00 a 17:00 horas. Viernes de 8:30 a 14:00 y 15:00 a 16:00 horas.

Dirige las actividades de secretaría administrativa de la Alcaldesa y del Concejo Municipal y se desempeña como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.

La Secretaría Municipal depende directamente de la Alcaldesa está a cargo de un Secretario Municipal, cuyas funciones principales serán dirigir las actividades de secretaría administrativa de la Alcaldesa y del Concejo Municipal y desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.

Funciones

a) El Secretario Municipal deberá desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales:

a. 1) Asistir y tomar acta de las sesiones del Concejo.
a.2) Refrendar y transcribir las Ordenanzas, Reglamentos y Decretos Alcaldicios.
a.3) Refrendar y transcribir los acuerdos del Concejo y los del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil
a.4) Certificar las deudas por concepto de patentes, derechos y tasas municipales para efectos de su cobro judicial.
a.5) Certificar que se han agotado los medios de cobro de toda clase de créditos, para que se declaren incobrables y se castiguen en la contabilidad, en conformidad con lo dispuesto por el artículo 66 del Decreto Ley N03.063 de 1979, sobre Rentas Municipales.
a.6) Certificar el transcurso del plazo para que la Municipalidad apruebe transferencias de concesiones para construir y explotar el subsuelo.
a.7) Certificar el vencimiento de los plazos para que el Alcalde se pronuncie respecto de los reclamos de ilegalidad.
a.8) Actuar como Ministro de Fe en la sesión de instalación del Concejo en conformidad a la ley.
a.9) Autorizar copia del acta donde consten los acuerdos a los que se ha llegado en conflictos entre copropietarios y entre éstos y el administrador de inmuebles acogidos a la Ley de Copropiedad Inmobiliaria, en aquellos casos atendidos por la Municipalidad.
a.10)Poner en conocimiento del Concejo los dictámenes e informes de la Contraloría General de la República, que ésta le indique, informándole de su cumplimiento.
a.11)Certificar las demás actuaciones municipales que establezca la ley cuando le sean solicitadas.
a. 12) Entregar copia autorizada de los documentos municipales.
a. 13) Firmar las declaraciones de intereses establecidos en la Ley No 18.575.

b) Dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde:

b.1) Confeccionar los Decretos Alcaldicios, Ordenanzas, Reglamento Interno a que se refiere el artículo 31 de la Ley N018.695 y demás Reglamentos que le solicite el Alcalde.
b.2) Realizar la recepción, distribución, despacho y archivo de la documentación municipal, dirigida al Alcalde.
b.3) Levantar Acta de las reuniones del Comité Técnico Administrativo y de la Comisión de Hacienda, subir ésta Última al Sistema Documental y a Transparencia Municipal y conservar su archivo ordenado y metódico.
b.4) Entregar oportunamente al Alcalde los antecedentes relativos a adjudicaciones de concesiones, licitaciones públicas, propuestas privadas, contrataciones directas de servicios y contrataciones de personal, que deba informar al Concejo.
b.5) Custodiar el archivo histórico administrativo municipal.

c) Dirigir Las actividades de secretaría administrativa del Concejo:

c.1) Comunicar o transcribir Los acuerdos adoptados por el Concejo a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.
c.2) Ejercer las tareas propias de Secretaría, de acuerdo a Las instrucciones que imparta el Concejo, su Presidente y a lo que dispone el Reglamento Interno del Concejo.
c.3) Proponer y preparar Los antecedentes de Los temas de La Tabla que se tratará en Las sesiones del Concejo.
c.4) Efectuar y despachar las citaciones a Los Señores Concejales para Las sesiones ordinarias y extraordinarias del Concejo con la debida antelación, adjuntando La tabla correspondiente y copia del Acta de La sesión anterior y LLevar un registro de La asistencia de Los concejales.
c.5) Llevar y mantener al día Los Libros de Actas de Las sesiones del Concejo, insertando Los documentos que éste determine.
c.6) Coordinar y citar, por orden del respectivo presidente, a Las comisiones del Concejo, llevando un registro de La asistencia de Los Concejales a dichas Comisiones para Los efectos de Lo dispuesto en el artículo 88 inciso 5" de La Ley N018.695.
c.7) Redactar y despachar Las citaciones o invitaciones a funcionarios municipales o a personas ajenas al Municipio, que determine el Concejo.
c.8) Redactar y despachar Los oficios por Los cuales se soliciten informes o asesorías que el Concejo estime necesario.
c.9) Recibir, registrar y archivar, según corresponda, La documentación que reciba el Concejo, como también despachar la correspondencia que emane del mismo.
c. 10) Dar apoyo administrativo al Concejo.

d) Dar apoyo administrativo al Consejo Comunal de Organizaciones de La Sociedad Civil:

d.1) Abrir el Registro donde se podrán inscribir Las organizaciones comunitarias y organizaciones representativas de actividades productivas de bienes y servicios de La Comuna que tendrán derecho a participar en La elección de Los miembros del Consejo Comunal de Organizaciones de La Sociedad Civil.
d.2) Convocar a Las personas naturales o jurídicas inscritas en el Registro para que constituyan asambleas para elegir Los miembros del Consejo, y asistirlos en conformidad a La Ley.
d.3) LLevar y mantener al día el Libro de Actas de Las Sesiones del Consejo.
d.4) Comunicar o transcribir Los acuerdos adoptados por el Consejo a Las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.

e) En relación con Las organizaciones comunitarias, Le corresponderá:

e.1) Aprobar u objetar La constitución de Las organizaciones comunitarias, como asimismo La reforma de sus estatutos, en conformidad a La Ley.
e.2) Certificar el depósito del acta constitutiva de Las organizaciones comunitarias, en conformidad a La Ley.
e.3) LLevar un Registro Público de las organizaciones comunitarias y uniones comunales constituidas en La Comuna, donde conste su constitución, modificaciones estatutarias y la disolución de Las mismas.
e.4) LLevar un Registro Público de Las directivas de Las organizaciones comunitarias y uniones comunales constituidas en La Comuna, como asimismo de La ubicación de sus sedes y Lugares de funcionamiento.
e.5) Mantener copia actualizada y autorizada del Registro de Asociados de Las organizaciones comunitarias de La Comuna,
e.6) Otorgar, a quienes Lo soliciten, copia autorizada de Los estatutos y demás anotaciones practicadas en Los Registros Públicos de Organizaciones Comunitarias y Directivas.

f) En relación a Las asociaciones y fundaciones le corresponderá:

f. 1) Objetar la constitución de asociaciones y fundaciones en conformidad a La Ley.
f.2) Certificar el depósito del acto constitutivo de una asociación o fundación, en conformidad a La Ley.
f.3) Remitir al Registro Civil e Identificación los antecedentes de Las personas jurídicas que no hubieren sido objetadas o cuando Las objeciones hubieran sido subsanadas, para su inscripción en el Registro Nacional de Personas Jurídicas sin fines de lucro en conformidad a La Ley.

g) En relación con La Ley No 20.285 "Sobre Acceso a La Información Pública", le corresponderá:

g.1) Gestionar Las solicitudes de información ingresadas al municipio por Los usuarios, a través de Oficina de Partes o de Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..">Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.., de conformidad con las normas Legales vigentes y con el Reglamento N0102 de 5 de Junio de 2009 de La Municipalidad de Providencia y sus modificaciones.
g.2) Certificar La denegatoria de acceso a la información, así como el cumplimiento del plazo establecido en el artículo 14 de La Ley No 20.285.
g.3) LLevar el registro de Las presentaciones ingresadas y su estado de tramitación y el archivo de toda La documentación derivada de tales ingresos.
g.4) Ingresar en La página web municipal, módulo Transparencia, La documentación e información que de conformidad con la Ley 20.285 debe mantenerse a disposición del público.
g.5) Atender las consultas formuladas por la comunidad o por los funcionarios respecto a la Ley sobre Acceso a la Información.

h) Dar cumplimiento en lo que corresponda, a la Ley 20.285 sobre Acceso a la Información Pública, tanto activa como pasiva.

i) Implementar, operar y mantener en su Dirección, según su función las actividades y procesos que se establezcan en el Sistema de Gestión Municipal de Calidad, Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, según lo definido en el Manuel de Estructura y Responsabilidades del Sistema de Gestión M-ES-003.

j) Cumplir las demás funciones que la ley, el Alcalde, el Concejo o el Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil le encomienden.